Từ ngày 01/7/2026, hai bệnh viện lớn là Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức và Bệnh viện Bạch Mai đã chính thức triển khai ký số, đóng dấu số thay cho việc đóng dấu bằng tay trên các loại giấy tờ y tế như giấy ra viện, giấy chứng nhận thương tích, giấy chứng nhận phẫu thuật, giấy xác nhận điều trị nội trú, bản tóm tắt hồ sơ bệnh án, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội và một số biểu mẫu khác. Mỗi văn bản điện tử được cấp kèm mã QR hoặc mã tra cứu để các bên liên quan có thể đối chiếu, xác thực tính hợp lệ.

Đây là thông tin đã được cả hai bệnh viện thông báo chính thức bằng văn bản. Tuy nhiên, trong gần ba tháng qua, quá trình hỗ trợ khách hàng xử lý hồ sơ bồi thường tại Sự Kiện Bảo Hiểm cho thấy vẫn còn không ít trường hợp bị một số doanh nghiệp bảo hiểm yêu cầu nộp bản cứng có dấu đỏ và từ chối tiếp nhận bản điện tử đã ký số.

Giá trị pháp lý của chữ ký số: đã được quy định rõ ràng

Theo thông báo của Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền của bệnh viện, sử dụng chứng thư số hợp pháp, có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy được ký tay và đóng dấu. Căn cứ pháp lý cho quy định này bao gồm Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Cùng với đó, bệnh viện cũng đề nghị các cơ quan, đơn vị, tổ chức khi tiếp nhận văn bản điện tử đã được ký số hợp lệ thì không yêu cầu cung cấp thêm bản giấy có đóng dấu, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác hoặc có yêu cầu riêng bằng văn bản.

Nói cách khác, việc một số nơi vẫn yêu cầu bản có dấu tay không xuất phát từ quy định của bệnh viện hay của pháp luật, mà nhiều khả năng đến từ việc quy trình nội bộ của một số doanh nghiệp bảo hiểm chưa cập nhật kịp theo thay đổi này.

Vì sao khách hàng cần biết thông tin này

Trên thực tế, có nhiều khách hàng khi nhận được giấy tờ bệnh viện trả về qua phần mềm, thấy có chữ ký số nhưng không có dấu đỏ như trước đây, đã tự đặt câu hỏi liệu hồ sơ như vậy có đủ điều kiện để nộp làm căn cứ yêu cầu bồi thường hay không, hoặc có cần quay lại bệnh viện xin cấp thêm bản có dấu tay hay không.

Với các trường hợp phát sinh từ Bệnh viện Bạch Mai hoặc Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức kể từ ngày 01/7/2026, câu trả lời là không cần thiết phải xin thêm bản giấy có dấu. Bản điện tử đã ký số, có kèm mã tra cứu hoặc mã QR, là văn bản hợp lệ và có giá trị tương đương bản giấy truyền thống.

Ba bước xử lý khi gặp hồ sơ ký số

Với những khách hàng và Tư vấn viên đang xử lý hồ sơ có liên quan đến hai bệnh viện nêu trên, có thể tham khảo trình tự xử lý sau đây để rút ngắn thời gian và tránh phát sinh thêm thủ tục không cần thiết:

Thứ nhất, tra cứu thông báo chính thức của bệnh viện, thông qua website hoặc phòng công nghệ thông tin, về việc áp dụng chữ ký số, để có căn cứ đối chiếu khi cần.

Thứ hai, gửi kèm thông báo của bệnh viện cùng với hồ sơ đã ký số cho bộ phận thẩm định của công ty bảo hiểm, thay vì chỉ gửi riêng lẻ từng giấy tờ.

Thứ ba, nếu công ty bảo hiểm vẫn yêu cầu bản có dấu, hãy liên hệ bệnh viện để xin xác nhận bổ sung, thay vì phải làm lại thủ tục xin cấp giấy tờ từ đầu.

Một lưu ý quan trọng khi sử dụng hồ sơ ký số: nên giữ file PDF gốc có kèm mã QR do bệnh viện cấp, không nên chỉ gửi ảnh chụp màn hình, vì ảnh chụp sẽ không thể hiện được đầy đủ tính năng tra cứu và xác thực của văn bản.

Sự Kiện Bảo Hiểm đồng hành cùng khách hàng và Tư vấn viên

Nếu quý khách hàng hoặc Tư vấn viên đang gặp tình huống tương tự, tức là hồ sơ đã được bệnh viện ký số hợp lệ nhưng vẫn bị yêu cầu bổ sung bản có dấu tay, có thể sử dụng hai công văn chính thức của Bệnh viện Bạch Mai (số 4639/TB-BM) và Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức (số 4572/TB-VĐ) làm căn cứ để trao đổi trực tiếp với công ty bảo hiểm, hoặc liên hệ Sự Kiện Bảo Hiểm để được hỗ trợ.

Đối với khách hàng đang có hồ sơ vướng mắc liên quan đến vấn đề này, Sự Kiện Bảo Hiểm sẵn sàng hướng dẫn cách sử dụng hồ sơ ký số để làm claim đúng, đủ và nhanh nhất.

Đối với Tư vấn viên quan tâm sâu hơn đến các vấn đề thực tế trong quá trình bồi thường, Sự Kiện Bảo Hiểm tổ chức các buổi chia sẻ với nhiều hình thức khác nhau, từ miễn phí, chỉ một ly cà phê, đến khóa học Member chuyên sâu.

Liên hệ Sự Kiện Bảo Hiểm ngay để được hỗ trợ.